GJ-PO-02 Política tratamiento de datos personales

CONTENIDO
1. GENERALIDADES
2. OBJETIVO
3. MARCO NORMATIVO
4. PRINCIPIOS.
5. DEFINICIONES.
6. AUTORIZACIÓN.
7. AVISO DE PRIVACIDAD
8. DERECHOS Y DEBERES
9. CONSULTAS Y RECLAMOS
10. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
12. DISPOSICIONES FINALES.
13. BIBLIOGRAFÍA
14. CONTROL DE CAMBIOS

1.     GENERALIDADES

 De conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y demás normas concordantes, INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S., en desarrollo de su objeto social relativo a la prestación de servicios de odontología general y especializada, así como demás servicios determinados de conformidad a su objeto social, se permite dar a conocer de manera clara y precisa la forma en que se dará tratamiento a los datos personales que le sean entregados por los Titulares, de forma directa o a través de sus aliados, asociados o cualquier persona natural o jurídica con quien tenga relación comercial o vínculo de alguna naturaleza, así como a los datos recolectados por conducto de la marca SELF (By SONRÍA), para manejarlos de conformidad con los lineamientos corporativos y la presente Política.

En particular, y además de las finalidades ya definidas en versiones anteriores, la presente Política incorpora de forma expresa el tratamiento de datos de naturaleza financiera, crediticia, comercial y de servicios de los Titulares, conforme al régimen de hábeas data financiero previsto en la Ley 1266 de 2008, con el fin de permitir la evaluación de riesgo financiero y la estructuración de ofertas de crédito destinadas a la financiación de servicios odontológicos, siempre que medie la autorización previa, expresa, escrita y específica del Titular.

2.     OBJETIVO

El objetivo fundamental de este reglamento es la protección a aquellas personas que, en ejercicio de cualquier actividad, sean estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento de datos personales y que deberá permitir al Titular de la información conocerla, actualizarla y rectificarla.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, se ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos, en la cual se describe y explica el Tratamiento de la información personal suministrada por pacientes, visitantes a través del sitio web, correo electrónico, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en la relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

3.     MARCO NORMATIVO

La presente política de tratamiento de datos tiene fundamento:

y demás normas relacionadas y concordantes.

4.     PRINCIPIOS.

 Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S., en los procesos de recolección, uso y tratamiento de Datos Personales.

a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales recogidos por INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima, específica e informada al Titular.

c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

g. Principio de seguridad: La información que se encuentre sujeta a Tratamiento por parte de INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5.     DEFINICIONES.

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

a. Administrador de la Base de Datos Personales: Área encargada o Encargado que tiene a cargo y realiza Tratamiento a una o más Bases de Datos que tiene información personal.

b. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

c. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos

d. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

e. Datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios: Información relativa al cumplimiento de obligaciones de carácter financiero, crediticio, comercial o de servicios, destinada a ser tratada en sistemas de información financiera para el cálculo de riesgo crediticio de los Titulares, en los términos de la Ley 1266 de 2008.

f. Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

g. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

h. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

i. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

j. Operadores de información y centrales de riesgo: Personas jurídicas que administran o explotan bases de datos de información financiera, crediticia, comercial y de servicios, con el objeto de suministrar información a las fuentes y usuarios, conforme al régimen de hábeas data

k. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y lo el Tratamiento de los datos.

l. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de

m. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

n. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

o. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

p. Usuario de información financiera: Persona natural o jurídica que, en virtud de una relación jurídica con el Titular y conforme a la Ley 1266 de 2008, tiene acceso a información financiera, crediticia, comercial y de servicios para la evaluación de riesgo y la toma de decisiones relacionadas con la concesión de crédito u otros productos financieros.

6.     AUTORIZACIÓN.

 La recolección, almacenamiento, uso, circulación y en general el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de estos. INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto mecanismos para obtener la Autorización de los Titulares con anterioridad a la recolección de sus datos, garantizando que sea posible verificar y probar el otorgamiento de dicha Autorización.

Cuando el Tratamiento incluya la consulta de datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios en operadores de información y centrales de riesgo o el uso de dicha información para evaluar la viabilidad de ofertas de crédito destinadas a la financiación de servicios odontológicos, INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. requerirá una autorización adicional, expresa, escrita y específica, independiente de la autorización general de Datos Personales y de la autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles de salud.

Dicha autorización financiera informará al Titular, como mínimo:

I. La identidad de INVERSIONES DAMA SALUD A.S. como usuario de la información.

II. Los operadores de información y centrales de riesgo ante los cuales se consultará la información, o su tipología.

III. Las finalidades específicas de la consulta, que incluyen evaluar la viabilidad de créditos, determinar condiciones de financiación, administrar las obligaciones derivadas de dichos créditos y prevenir fraude.

IV. El carácter facultativo de esta autorización para efectos de la prestación del servicio odontológico, aclarando que la negativa del Titular a autorizar la consulta financiera no afectará la atención en salud.

7.     AVISO DE PRIVACIDAD

 El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para que este se informe del Tratamiento que le dará INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. a sus Datos Personales, con anterioridad al momento en que se autorice su recolección. A través de este documento se informa al Titular la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

8.     DERECHOS Y DEBERES

Los Titulares de los Datos Personales tendrán, entre otros, los derechos de conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la Autorización; ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. y los Encargados del Tratamiento tendrán los deberes previstos en la ley y en esta Política, incluyendo el deber de garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la información bajo condiciones de seguridad, actualizar y rectificar los datos cuando sea necesario, tramitar consultas y reclamos, y cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.     CONSULTAS Y RECLAMOS

Todo Titular de Datos Personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y Tratamiento dado a su información. Las consultas y reclamos serán tramitados de conformidad con los términos y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

10.  FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula, transmite y transfiere Datos Personales de sus clientes, proveedores, empleados, posibles clientes, posibles empleados y proveedores con fines de control, seguridad, establecimiento de relaciones comerciales o jurídicas, procesos judiciales, requerimientos de autoridades administrativas y para futuras referencias, dentro y fuera de Colombia, y podrá tratar los Datos Personales para los siguientes fines:

1. Hacer análisis permanentes de información de población atendida, y la entrega de RIPS a órganos de control y vigilancia estatal del sector salud; investigación y estudios epidemiológicos.
2. Realizar procesos de actualización, programación y confirmación de agendas y atención de citas.
3. Enviar información al Titular acerca de promociones, eventos y campañas publicitarias de salud oral, cambios o novedades, y ofertas de tratamientos y/o productos.
4. Evaluar la calidad de los tratamientos y servicios.
5. Realizar seguimiento virtual a la evolución de tratamientos odontológicos.
6. Cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales de las Entidades Autorizadas, debido al desarrollo de su actividad civil y comercial, incluyendo la gestión de recursos humanos y la administración de asuntos internos de la compañía.
7. Realizar el proceso de debida diligencia del cliente o proveedor, que consiste en el conjunto de procedimientos para la identificación y aceptación de clientes y proveedores.
8. Lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, a través de cualquier medio de contacto, relacionada con productos, servicios, promociones, alianzas, estudios, concursos, eventos, campañas publicitarias y mercadeo, beneficios, condiciones o políticas aplicables, canales de atención y redes sociales.
9. Informar sobre cambios de productos o servicios o respecto de nuevos productos o servicios relacionados con los contratados o adquiridos.
10. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con clientes, proveedores y empleados.
11. Anonimizar la información con el fin de elaborar estadísticas, estudios y análisis de mercadeo o de consumo que podrán ser utilizados por las Entidades Autorizadas y/o terceros.
12. Con propósitos de seguridad, prevención, investigación y persecución del fraude.
13. Finalidades relacionadas con la evaluación de riesgo financiero y ofertas de crédito para servicios odontológicos: INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento y, cuando corresponda, como usuario de información financiera, podrá tratar datos de identificación, información económica y datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios de los Titulares, así como realizar consultas en operadores de información y centrales de riesgo, para los siguientes fines, siempre que exista autorización previa, expresa, escrita y específica del Titular:

a. Consultar la información financiera, crediticia, comercial y de servicios del Titular en centrales de riesgo y operadores de información legalmente autorizados, con el propósito de evaluar su perfil y riesgo financiero.

b. Analizar la viabilidad de créditos o mecanismos de financiación destinados a cubrir, total o parcialmente, los costos de los tratamientos y servicios odontológicos ofrecidos por INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S.

c.Estructurar y presentar al Titular ofertas de crédito y alternativas de financiación, directamente o a través de entidades financieras y aliados comerciales, exclusivamente relacionadas con la prestación de servicios odontológicos.

d.Administrar las relaciones derivadas de los productos de financiación, incluyendo el análisis de comportamiento de pago, gestión de cartera y actualización del perfil de riesgo; y.

e. Prevenir y detectar posibles fraudes o usos indebidos del sistema de financiación, mediante el cruce y validación de información con operadores de información, en el marco de las normas de protección de datos y de hábeas data financiero.

En todo caso, los Datos Sensibles de salud de los Titulares no serán utilizados como criterio para la evaluación de riesgo financiero ni para la aprobación o rechazo de solicitudes de crédito; dichos datos seguirán siendo tratados únicamente para las finalidades asistenciales, de seguridad del paciente, cumplimiento normativo en salud y demás finalidades previstas en esta Política y en la normativa sobre historia clínica.

11.  SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas se aplicarán tanto a las bases de datos que contengan información clínica como a aquellas que contengan información financiera, crediticia, comercial y de servicios, asegurando niveles de protección acordes con la naturaleza de los datos y con los riesgos asociados a su Tratamiento.

12.  DISPOSICIONES FINALES.

 El área de Cumplimiento y Protección de Datos Personales es la encargada de cumplir con la función de protección de Datos Personales y dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008. La presente Política incluye la regulación del Tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios de los Titulares, en el marco de la Ley 1266 de 2008, para la evaluación de riesgo financiero y la oferta de créditos destinados a financiar servicios odontológicos. Cualquier modificación sustancial en estas finalidades será oportunamente comunicada a los Titulares a través de los canales habituales de INVERSIONES DAMA SALUD S.A.S.

La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación y sustituye las versiones anteriores.

13.  BIBLIOGRAFÍA

Auditoría de Inversiones Dama Salud S.A.S

14.  CONTROL DE CAMBIOS